Miksi huomista ei pidä suunnitella huomenna – GTD ja Eat The Frog johtajan arjessa



Leadership & Team Coach | ICF Professional Certified Coach
(PCC) | Asiantuntija johtamisen, esihenkilötyön ja liiketoiminnan
kehittämisessä


August 29, 2025

Istut työpöydän ääreen ja avaat koneen. Sähköpostissa 23 viestiä
yön ajalta. Kalenterissa kolme kokousta, yksi deadline ja
Teams-notifikaatiot vilkkuvat jo.

“Mitäs tänään pitikään tehdä?”

Seuraavan tunnin reagoit kiireellisiin viesteihin. Päivä alkaa reaktiivisesti – maailma määrittää suunnan, et sinä.

Illalla huomaat saman tutun tunteen: tärkeimmät strategiset asiat jäivät taas tekemättä. Lupaat: “Huomenna teen paremmin.”

Perjantaina huomaat, että koko viikko meni samalla tavalla.

Aivot eivät ole muistipiiri

Ongelma ei ole kokonaan sinussa – se on järjestelmässäsi.

Aivosi ovat prosessori, eivät muistipiiri. Ne on tehty ajatteluun ja ongelmanratkaisuun, ei muistamiseen.

Kun yrität muistaa kaiken päässäsi, käytät väärää työkalua.

David Allenin Getting Things Done (GTD) -metodin perusajatus on yksinkertainen:

Mikään asia ei saa jäädä “mielessä pidettäväksi”.

Yksi järjestelmä, kaksi osaa

Tarvitset yhden luotetun järjestelmän, joka kattaa kaiken.

Se koostuu kahdesta osasta:

• Tehtävälista: kaikki toimet, projektit, ideat ja seurattavat asiat
• Kalenteri: kaikki asiat, joille pitää varata ajankohta

Kun molemmat toimivat yhdessä, voit lopettaa muistamisen ja alkaa tehdä.

Projektit vs. toimet

Projekti = joukko toimia, jotka tähtäävät lopputulokseen. Esim. “Asiakasreklamaation ratkaiseminen.”

Toimi = yksi konkreettinen asia, jonka voit tehdä kerralla. Esim. “Kysy Jarilta mitä tiedämme asiasta, tee korjaussuunnitelma, soita asiakkaalle ja sovi tapaaminen.”

Et voi tarttua toimeen, jos et tiedä mikä on ensimmäinen toimi.

Kun listallasi on “Asiakasreklamaation selvitys”, se on projekti –
siksi et aloita. Sen sijaan pilko se konkreettisiksi ensimmäisiksi
askeliksi, kuten yllä.

Eat The Frog – mutta viisaasti

Brian Tracyn “Eat The Frog First” -filosofia toimii – mutta vaatii tarkennusta.

On kahdenlaisia epämiellyttäviä tehtäviä:

• Vaivalloiset – vaativat aikaa ja energiaa (strategiadokumentti, budjetti, järjestelmän opettelu).
• Pelottavat – vaativat rohkeutta, mutta vievät vähän aikaa (korjaava palaute, asiakasreklamaatio, vaikea päätös).

- Pelottavat asiat eivät yleensä ole vaivalloisia, ne saa tehtyä nopeasti.

Illalla:

• Päätä onko huomisen tärkein asia vaivalloinen vai pelottava.

Jos pelottava → tee heti aamulla, kun rohkeus on korkeimmillaan. Jos vaivalloinen → varaa sille riittävästi aikaa ja energiaa, älä jätä päivän loppuun.

Yöllä aivot prosessoivat suunnitelmaa. Aamulla aloitat tekemällä – et miettimällä.

Johtajan dilemma

Johtajana sinun pitää olla läsnä tiimillesi ja auttaa heidän onnistumista.

Mutta jos et koskaan tee omia strategisia asioitasi, tiimisi kärsii pitkällä aikavälillä.

Tehtävälista kirkastaa oman agendan, joka on yrityksen kannalta tärkeintä.

Kokeile jo tänään – 7 askelta selkeämpään arkeen

1. Tyhjennä pääsi – kirjoita kaikki asiat yhteen järjestelmään.

2. Suunnittele huominen tänään – päätä iltapäivällä huomisen tärkeimmät tehtävät.

3. Aloita sammakolla – tee aamulla se tärkein tai vaikein tehtävä.

4. Erottele projektit ja toimet – etsi projektille aina konkreettinen ensimmäinen toimi.

5. Prosessista huolehtiminen – Tarkista tehtävälista usein, vähintään: aamu, keskipäivä, ilta.

6. Yksi järjestelmä kahdella osalla – tehtävälista ja kalenteri.

7. Viikkokatsaus – varmista, että kalenteri vie kohti tavoitteita.

Kokeile tätä tänään, huomaat eron jo huomenna aamulla.

https://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done