Valmentavat kysymykset: 40 kysymystä esihenkilölle tilanteittain

Valmentava johtaminen ei ala oikeista vastauksista vaan oikeista kysymyksistä. Moni esihenkilö tietää tämän, mutta arjen kiireessä kysymykset unohtuvat ja tilalle tulee tuttu tapa: kerrotaan, miten asia hoidetaan. Tähän artikkeliin olen koonnut 40 valmentavaa kysymystä, jotka on järjestetty tilanteittain – jotta oikea kysymys löytyy silloin, kun sitä tarvitaan.

Työterveyslaitos kuvaa valmentavaa johtamista vuorovaikutussuhteeksi, jossa neuvojen ja käskyjen sijaan painottuvat kyseleminen, kuunteleminen ja kannustaminen. Kysymykset ovat tämän työkalupakin tärkein osa.

Mikä tekee kysymyksestä valmentavan?

Valmentava kysymys auttaa toista ajattelemaan itse. Siinä on yleensä kolme piirrettä:

• Se on avoin. Siihen ei voi vastata kyllä tai ei. "Mitä", "miten" ja "mikä" toimivat paremmin kuin "onko" tai "voisitko".
• Se katsoo eteenpäin. "Mitä seuraavaksi?" vie ratkaisuun, "miksi näin kävi?" vie helposti syyllistämiseen.
• Se jättää vastuun toiselle. Kysymys ei sisällä valmista vastausta. "Oletko miettinyt, että soittaisit asiakkaalle?" on neuvo kysymykseksi puettuna.

Viimeinen kohta on yllättävän vaikea. Kirjoitin siitä lisää artikkelissa Miksi valmentava johtaminen on niin vaikeaa.

Kun työntekijä tulee kysymään neuvoa

Tämä on valmentavan johtamisen tärkein hetki. Jos annat vastauksen heti, hän tulee kysymään huomennakin.

1. Mitä olet jo ehtinyt miettiä?
2. Mitä vaihtoehtoja näet?
3. Mitä tekisit, jos minä en olisi paikalla?
4. Mikä vaihtoehdoista tuntuu sinusta parhaalta – ja miksi?
5. Mitä tarvitset minulta, jotta pääset eteenpäin?

Ongelmanratkaisuun: GROW-mallin kysymykset

GROW-malli (John Whitmore ja kollegat) on yksi käytetyimmistä coaching-keskustelun rungoista. Se etenee tavoitteesta todellisuuteen, vaihtoehtoihin ja sitoutumiseen.

Goal – tavoite

6. Mitä haluat saada aikaan?
7. Mistä tiedät, että olet onnistunut?

Reality – nykytila

8. Mitä tilanteessa tapahtuu nyt?
9. Mitä olet jo kokeillut, ja mitä siitä seurasi?
10. Mikä on suurin este juuri nyt?

Options – vaihtoehdot

11. Mitä kaikkea voisit tehdä?
12. Mitä muuta?
13. Mitä tekisit, jos et voisi epäonnistua?

Will – sitoutuminen

14. Mitä teet ensimmäiseksi?
15. Milloin?
16. Asteikolla 1–10, kuinka sitoutunut olet tähän? Mitä tarvittaisiin, jotta luku nousisi yhdellä?

Kysymys "Mitä muuta?" on kenties tehokkain yksittäinen valmentava kysymys. Michael Bungay Stanier kutsuu sitä kirjassaan The Coaching Habit maailman parhaaksi coaching-kysymykseksi: ensimmäinen vastaus on harvoin ainoa tai paras.

Kahdenkeskisissä keskusteluissa (1:1)

17. Mikä on mielessäsi päällimmäisenä tällä hetkellä?
18. Mikä on mennyt viime aikoina hyvin?
19. Missä kohtaa työ tuntuu nyt raskaalta?
20. Mitä minä voisin tehdä toisin, jotta työsi olisi helpompaa?
21. Mistä tästä keskustelusta olisi sinulle eniten hyötyä?

Palautekeskustelussa

22. Miten itse arvioit, että onnistuit?
23. Mistä olet erityisen tyytyväinen?
24. Mitä tekisit toisin, jos aloittaisit alusta?
25. Mitä opit, jota voit hyödyntää seuraavalla kerralla?

Kun työntekijä arvioi ensin itse, oma palautteesi on usein helpompi ottaa vastaan – ja joskus hän sanoo sen jo ennen sinua.

Kehityskeskustelussa

26. Mikä työssäsi antaa sinulle eniten energiaa?
27. Missä haluaisit olla vuoden päästä?
28. Mitä osaamista haluaisit kehittää, ja miten?
29. Mikä estää sinua tekemästä parasta työtäsi?

Lisää vinkkejä löydät kehityskeskusteluvalmennuksen sivulta.

Kun asia ei etene

30. Mikä tässä on juuri nyt kaikkein vaikeinta?
31. Mikä on pienin askel, jonka voisit ottaa jo tänään?
32. Mitä sinä voit tässä itse ratkaista?
33. Kenen apua tarvitset?

Palaverissa ja tiimissä

34. Kenen näkökulmaa emme ole vielä kuulleet?
35. Mitä riskejä tässä näette?
36. Mitä päätimme, ja kuka tekee mitä seuraavaksi?

Tiimeissä kysymysten vaikutusta tehostaa, kun tunnetaan ihmisten erilaiset tavat osallistua. Tästä lisää artikkelissa DISC-tiimianalyysi.

Muutostilanteessa

37. Mikä tässä muutoksessa huolettaa sinua eniten?
38. Mitä hyvää muutos voisi tuoda mukanaan?
39. Mitä tarvitset, jotta pääset mukaan muutokseen?
40. Mitä sinä voit tässä muutoksessa itse vaikuttaa?

Viisi yleisintä virhettä valmentavissa kysymyksissä

1. Miksi-kysymykset. "Miksi teit noin?" kuulostaa helposti syytökseltä. Kysy mieluummin: "Mikä sai sinut päätymään tähän?"
2. Neuvot kysymyksiksi puettuina. "Etkö voisi vain…?" ei ole kysymys vaan ohje.
3. Liian monta kysymystä kerralla. Kysy yksi kysymys ja odota vastausta.
4. Hiljaisuuden täyttäminen. Kun toinen miettii, ajattelu tapahtuu juuri silloin. Anna tilaa.
5. Valmentava ote väärässä tilanteessa. Kiireellisessä tilanteessa tai kun työntekijällä ei ole tarvittavaa tietoa, selkeä ohje on parempi. Valmentava johtaminen on valinta, ei dogmi.

Näin otat kysymykset käyttöön

Älä yritä ottaa käyttöön 40 kysymystä kerralla. Valitse yksi kysymys viikossa ja käytä sitä tietoisesti joka päivä. Hyvä aloituskysymys on "Mitä olet jo ehtinyt miettiä?", koska se toimii lähes jokaisessa tilanteessa, jossa sinulta kysytään neuvoa.

Useimmille esihenkilöille vaikeinta ei ole kysymysten keksiminen, vaan oman neuvomisrefleksin pysäyttäminen. Sitä harjoitellaan valmentavan johtamisen valmennuksessa käytännön tilanteiden kautta.

Usein kysyttyä

Mikä on paras valmentava kysymys?

Monen coachin mielestä "Mitä muuta?". Se laajentaa ajattelua ja auttaa löytämään vaihtoehtoja, jotka eivät tulleet mieleen ensimmäisenä.

Sopiiko valmentava johtaminen kaikkiin tilanteisiin?

Ei. Kiireellisissä tilanteissa, turvallisuuteen liittyvissä asioissa ja silloin, kun työntekijä on uusi eikä hänellä ole vielä tarvittavaa tietoa, suora ohjeistus on usein parempi. Valmentava ote toimii parhaiten, kun toisella on osaamista, jonka voi saada käyttöön kysymällä.

Miten erotan valmentavan kysymyksen tavallisesta kysymyksestä?

Valmentava kysymys on avoin, katsoo eteenpäin ja jättää vastuun ratkaisusta kysytylle. Jos tiedät jo, minkä vastauksen haluat kuulla, kyse on todennäköisesti neuvosta kysymyksen muodossa.

Voiko valmentavaa johtamista oppia?

Kyllä. Valmentava johtaminen on taito, joka kehittyy harjoittelemalla, palautteella ja parhaimmillaan valmentajan tuella.

Haluatko kehittää valmentavaa otettasi?

Autan esihenkilöitä ja johtoryhmiä ottamaan valmentavan johtamisen käyttöön arjessa – niin, että se näkyy myös kiireessä. Lue lisää valmentavan johtamisen valmennuksesta tai varaa 30 minuutin keskustelu.

Otto Kuivalainen on ICF PCC -sertifioitu executive- ja tiimicoach, joka on valmentanut johtajia ja esihenkilöitä yli kymmenen vuoden ajan.